NIEUWE HUISVESTING GEMEENTE ZEIST
In 2005 nam de Gemeenteraad van Zeist het besluit haar dienstverlening aan haar burgers te centraliseren op één aansprekende plek in Zeist. In eerste instantie werd besloten het procesmanagement intern te organiseren. Wel werd deskundige hulp ingeschakeld bij het opstellen van het Programma van Eisen en het organiseren van de Europese aanbesteding. Gedurende het verloop van het proces werd wegens personele wijzigingen in de organisatie de interne procesmanager enige malen gewisseld. Het moment dat de laatst aangestelde interne procesmanager met pensioen zou gaan werd besloten om de continuïteit te waarborgen door externe deskundigheid voor het procesmanagement in te schakelen.
Keuze voor OLCO
Door de gemeente is een profielschets voor de aan te stellen procesmanager met een taakomschrijving en inspanningsverwachting opgesteld op basis waarvan een objectieve selectie tussen meerdere partijen mogelijk was. Uit 5 opgevraagde offertes kwam OLCO als meest ideale partij naar voren. Met name de invulling van het risicomanagement, de ervaring met complexe opgaven en de garantie van continuïteit waren doorslaggevend om definitief voor OLCO te kiezen.
Moment van overdracht
Voor het moment van overdacht was de afronding van de vraagspecificatie gekozen. Bij start van de werkzaamheden van OLCO bleek echter al snel dat door de wijziging van eerdere uitgangspunten in conceptontwikkeling en de wijze van aanbesteden ,de vraagspecificatie geheel hernieuwd moest worden opgesteld. Als eerste taak is OLCO daarom begonnen met het aansturen van het adviesbureau dat de vraagspecificatie en de documenten voor de aanbesteding opstelde. Uiteindelijk zijn alle documenten voor zowel de vraagspecificatie als de gehele aanbesteding in drie maanden tijd op basis van een Design and Build model uitgewerkt, waarop partijen zijn geselecteerd om deel te nemen aan deze aanbesteding.
Bestuurlijke ondersteuning
Naast de project- en procesinhoudelijke ondersteuning werd OLCO steeds meer betrokken bij de ondersteuning van het bestuurlijke proces. De ambtelijke en bestuurlijke behandeling van het nieuwe bestemmingsplan is door OLCO aangestuurd. Onderdeel daarvan was het voorbereiden van de antwoorden van de raadscommissies en de gemeenteraad. OLCO heeft tweewekelijks bestuurlijk overleg om het project bestuurlijk in goede banen te leiden. Dit met zowel de burgemeester, de verantwoordelijke wethouder als de gemeentesecretaris. Inmiddels zijn de aanbestedingsdocumenten bestuurlijk vastgesteld en is ook het bestemmingsplan door de gemeenteraad vastgesteld.
Meer dan nieuwe huisvesting
Naast het feit dat de gemeente gekozen heeft haar diensten te centraliseren is ook gekozen de gemeentelijke organisatie anders vorm te geven en volgens nieuwe concepten de interne organisatie te organiseren. Gekozen is om een flexibel werkconcept als uitgangspunt te nemen voor de nieuw in te richten organisatie en huisvesting. Daarom wordt uitsluitend het casco aanbesteed en worden de afwerkingen en de inrichtingen in een separaat parallel traject uitgewerkt. Inmiddels heeft de reorganisatie haar beslag gehad en werkt de organisatie volgens de nieuwe structuur. Met de sleutelpersonen uit deze nieuwe organisatie gaat OLCO de inrichting en het flexibel werkconcept verder voorbereiden en realiseren. De gemeentesecretaris is het aanspreekpunt voor OLCO.
Ambitie gemeente
Omdat het inmiddels alweer lang geleden is dat het besluit tot nieuwe huisvesting en de nieuwe werkwijze is genomen, is door OLCO een beslisdocument uitgewerkt waarbij de bestuurlijke besluiten en meest actuele uitgangspunten samen met het gewenste ambitieniveau opnieuw zijn gedefinieerd. Deze sluiten nu naadloos aan op de huidige beleving van de nieuwe organisatie. Binnen het procesmanagement zijn duidelijk evaluatiemomenten opgenomen om de inhoudelijkheid continu te toetsen aan de stand van nieuwe ontwikkelingen en zienswijzen binnen de eigen organisatie.
Op deze wijze wordt voorkomen dat een plan ontstaat dat niet aansluit bij enerzijds de huidige wensen en anderzijds bij de laatste technische en functionele ontwikkelingen op werkplek gebied.
De locatie en planomvang
Historisch gezien is het forumgebied de plek van waaruit Zeist zich heeft ontwikkeld. Rondom dit gebied kwamen oude waterwegen en oude handelsroutes samen. Langs de Dorpsstraat staat nog het oorspronkelijke Raadhuis (1877), terwijl aan de Slotlaan (hoek Dorpsstraat) het latere monumentale Raadhuis (1908), is gelegen.
Dit monumentale pand is beeldbepalend voor het Forumgebied. Met het plan wil de gemeente met een geheel eigen tijdskenmerk midden in het hart van de samenleving staan. Herkenbaar, bereikbaar en aanspreekbaar voor de bevolking in Zeist. De nieuwe huisvesting dient het stadsbeeld op een eigentijdse manier te versterken. In dit forumgebied bevinden zich enkele beeld- en sfeer bepalende objecten met een eigentijdsbeeld, die het ambitieniveau dat de gemeente voor deze plek beoogt duidt. Deze objecten zijn:
1. Het monumentale raadhuis;
2. Bodewoning;
3. Het Lengkeek gebouw;
4. Het oorspronkelijke raadhuis;
5. Oude Apotheek;
6. Azijnhuisje;
7. Oude Kerk;
8. Walkartpark.
Het motto ‘ieder één aan het rond’ en het proces ‘op weg naar de kern’ weerspiegelen de ambitie van de gemeente. Daartoe behoort tevens het centraliseren van haar dienstverlening en het aanpassen van de werkplekken aan de moderne manier van samenwerking. Open, transparant, flexibel en afgestemd op de vraag vanuit de samenleving.
Programma
Naast de nieuwe huisvesting, circa 3.400 m² BVO, waarbinnen vooral de publieksdiensten hun plek vinden wordt ook het oude gemeentehuis uit de jaren ’80 ‘gerestyled’, circa 4.500 m² BVO. Qua sfeer en uitstraling wordt deze kantoorvleugel afgestemd op de nieuwbouw. Het monumentale raadhuis blijft ongewijzigd.
Verder behoort tot het plan een gebiedsontwikkeling met 100 appartementen waarvan 33 stuks door de woningstichting De Kombinatie worden afgenomen op basis van een Turnkey overeenkomst. OLCO stuurt dit proces en voert tevens het overleg met deze woningcorporatie.
Onder de huisvesting en de appartementen komt een royale parkeergarage voor ruim 200 auto’s. De infrastructuur van wegen, nutsvoorzieningen en inrichting van de openbare ruimten wordt eveneens geheel op de schop genomen. Daarmee ontstaat op termijn een geheel nieuwe stedelijke invulling van dit deel van Zeist. De kenmerkende gebouwen zullen op een natuurlijke wijze in het plan worden opgenomen. Voor de uiteindelijke uitwerking en realisatie zal goed overleg met Monumentenzorg de juiste kaders scheppen. De historische bebouwing stelt namelijk voorwaarden aan de planuitwerking.
Aanbesteding
Medio 2008 heeft de selectie van planontwikkelaars plaatsgevonden volgens de EU richtlijnen. Door de kredietcrises en het economische reces is de aanbesteding niet succesvol verlopen. Met name het verlangde grondbod voor de woningontwikkeling bleek een obstakel.
Consultatie- en onderhandelingsronde
Naar aanleiding van de uitkomsten van de aanbesteding is onder de geselecteerde planaanbieders een consultatieronde gehouden op basis waarvan besloten is via de onderhandelingsprocedure met deze partijen verder te gaan. In een dialoog zijn nieuwe kaders vastgesteld op basis waarvan eind 2009 een verdere planselectie zal plaatsvinden. Door deze keuze van aanbesteden wordt onnodige uitloop van de planning voorkomen en bestaat er nu meer zekerheid dat plannen worden aangeboden die passen binnen de financiële kaders en de kwaliteitseisen.
De twee best scorende plannen zullen uiteindelijk worden voorgelegd aan de inwoners van de gemeente Zeist. De inwoners zullen uiteindelijk het laatste woord hebben over de keuze tussen deze twee best scorende partijen voor het gunnen van de opdracht.
Burgerkeuze
De Burgerkeuze is een hoofdstuk apart en wordt door OLCO in samenwerking met de communicatie afdeling uitgewerkt binnen de juiste juridische kaders. Gekozen is voor een opzet waarbij alle inwoners van Zeist van 14 jaar en ouder (moment van stemming) hun stem kunnen uitbrengen. De inwoners zullen op verschillende manieren worden benaderd en geïnformeerd over hun mogelijkheid tot keuze. Elke stemgerechtigde inwoner van Zeist zal via internet of via een stembiljet eenmalig een stem kunnen uitbrengen op het project van eigen keuze.
Terug naar overzicht
|
